®WaveDMS لإدارة الوثائق والأرشفة

الحصول على نظرة شاملة عن الوثائق الخاصة بك وإدارتها بشكل كامل

دخلت التكنولوجيا في شتى مجالات إنجاز الأعمال اليومية وأصبحت عملية رفع كفاءة وفعالية إجراءات وعمليات الشركات بمختلف أحجامها وقطاعاتها جوهرية لتحقيق النمو المنشود.
ومن أهم المخاوف والتحديات التي تواجه المؤسسات هي التكلفة وإيجاد طرق جديدة لضبط النفقات النهائية، ومع ازدياد التكاليف المرافقة للوقت والورق والمساحة والموظفين أصبح الهدف الرئيسي هو تحقيق الفائدة المثلى من جميع هذه الموارد ذات القيمة بشكل فعال ومناسب.

®WaveDMSتم تطوير منظومة (®WaveDMS) لدعم جميع أنواع الوثائق والبريد الإلكتروني والمرفقات مما يسهل عملية الوصول إلى المعلومات من خلال محرك البحث المتقدم أو أي من أدوات استرجاع المعلومات. كما أصبح من السهل ضمان سلامة الوثائق وزيادة التحكم الداخلي على مستوى الشركة بأسرها من خلال المنظومة، وذلك عن طريق إنشاء النسخ والملفات الأمنية وسجلات التدقيق وإدارة السجلات. وتقوم أداوات التواصل المبنية في المنظومة برفع كفاءة وفعالية التواصل بين مختلف الأقسام والشركات على مختلف أحجامها مما يوفر الوقت والمال.

لماذا ®WaveDMS؟

سهولة الوصول للمعلومات والوثائق من أي مكان وفي أي وقت من خلال خاصية الدخول الموحد:
®WaveDMS يعمل نظام (®WaveDMS) من خلال شبكة الإنترنت لتمكينك من الوصول بسهولة وبسرعة للمعلومات المتعلقة بالعمل من أي مكان وفي أي وقت..

سهولة تخزين واسترجاع وإدارة ونشر الوثائق المهمة للشركة:

يقوم نظام (®WaveDMS) بتمكينك من حفظ البيانات واستيرادها بسهولة للنظام بفضل نظام الأرشفة، بالإضافة إلى تزويدك بأحدث طرق وتقنيات البحث التي تساعدك على إيجاد الوثائق التي تحتاج في أسرع وقت ممكن والتعرف على مسار مشاركتها مع باقي المستخدمين عبر بيئة توفر مستوى عالٍ من الأمن.

توليد الإيرادات من خلال استرجاع أكثر من 30% من التكاليف:
يعمل نظام (®WaveDMS) على تحويل بيئة عمل المؤسسة إلى بيئة خالية من الورق وبالتالي توفير تكاليف شرائه وإيجاد مساحة لتخزينه، بالإضافة إلى تخفيض التكلفة المرافقة للوقت المبذول في عملية البحث عن البيانات وإدارتها واسترجاعها.
تم بناء نظام (®WaveDMS) ليكون نظام مرن سهل الاستخدام يتطلب الحد الأدنى فقط من التدريب ومهارات استخدام الحاسوب، وبالتالي فهو تجربة استثمارية جديرة بالاستكشاف.

 

يتكون نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (®WaveDMS) من الأنظمة الفرعية المتكاملة التالية:

  • الديوان الإلكتروني (WaveDiwan)/ نظام المراسلات:

تم تطوير هذا النظام لمعالجة وإدارة كافة أنواع الوثائق بما فيها البريد الوارد والصادر، ويحتوي على خصائص وميزات للأرشفة والفهرسة وحفظ أنواع متعددة من الوثائق، بالإضافة إلى أن أدواته تدعم العمليات التي يجب أن تتم على البريد بحسب نوعه قبل أن يتم إرساله إلى الجهات المعنية، فمثلاً على البريد الوارد أن يمر خلال سير عمل محدد، كما أن البريد الصادر يجب أن تتم مراجعته والموافقة عليه.

ويوفر نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (®WaveDMS) خاصية الأمن والحماية على مستوى الوثائق وخاصية التحكم بإصداراتها من خلال السحب والإيداع، وبالتالي فإن النظام يدعم عدد لا محدود من إصدارات الوثائق.

  • نظام إدارة سير العمل (™WaveFlow):

يدعم هذا النظام تدفق الوثائق والبريد الوارد والصادر بشكل متتابع ومتوازي، ومن أهم ميزاته أنه يقوم بتسهيل العمليات اليومية.

  • معد النماذج (Forms Builder):

يحتوي معد النماذج على مجموعة من الأدوات المتخصصة التي تساعد الإداريين وغيرهم من المستخدمين في إنشاء وتصميم النماذج الإلكترونية المطابقة لما يتم استخدامه على أرض الواقع في دورة العمل التقليدية.

  • نظام الأرشفة:

نظام أرشفة كامل مع مستودع مركزي يسمح للمستخدمين بأرشفة الوثائق والبريد بسهولة في المكان الصحيح وبالتصنيف الصحيح، كما يضمن استرجاع الوثائق المطلوبة بشكل دقيق، وذلك من خلال تعريف البيانات الوصفية والكلمات المفتاحية الخاصة بكل وثيقة.

ويحتوي هذا النظام على ميزة المسح الضوئي وميزة معالجة وتخزين الصور (Image Enabling)، حيث يمكن بكل سهولة مسح الوثائق الملونة وغير الملونة من خلال ميزة المسح الضوئي، بالإضافة إلى تنقيحها وتحسين مظهرها وحجمها وحفظها في المكان المخصص، كما يتيح النظام للمستخدمين إمكانية تحديد رمز خاص لكل وثيقة بحيث يمكن استخدامه لاسترجاعها. وتم تصميم ميزة (Image Enabling) في النظام لتقليل كمية الورق من خلال إنشاء نسخة ممسوحة ضوئياً من كل وثيقة وحفظها في موقع تخزين واحد يمكن الوصول إليه من قبل المستخدمين المخولين.

  • إدارة التخزين:

يتيح هذا النظام للمستخدمين المخولين بتنظيم وصيانة مساحة التخزين، وذلك بتزويدهم بمجموعة من الوظائف التي تمكنهم من التحكم بشكل مركزي بمساحة التخزين وتنظيم وتصنيف وحدات التخزين ومجلداتها الرئيسية والفرعية، بالإضافة إلى نقل الوثائق من وسائط إلى أخرى، إلخ.

  • البحث:

يوفر محرك البحث عمليات بحث متقدمة من مصادر متعددة كالوثائق وقواعد البيانات و(XML)، وتشتمل مزاياه على إمكانية البحث باستخدام نفس الكلمة والرموز الرقمية والرموز الخاصة (Wildcards) باستخدام القوائم ذات الخيارات المتعددة أو الأحادية.

  • الطباعة وإعداد التقارير:

يتيح النظام إمكانية إنشاء تقارير بأنواع مختلفة تشمل التقارير الاعتيادية والإحصائية، إلخ، مما يتيح للمستخدمين المخولين إمكانية طباعة النماذج بخيارات متعددة.

  • نظام إدارة المستخدمين:

لدى مدير النظام وجميع المستخدمين المخولين ميزة إنشاء وإدارة ملفات المستخدمين ومجموعاتهم، وإدارة صلاحيات الوصول وبدء إجراءات الاستعادة وتحليل معلومات الدخول، إلخ.

  • خادم الاتصالات:

نظام مزود بواجهة تطبيق لنظام المراسلة والذي يسمح بإرسال رسائل التنبيه أو الإشعارات إلى الوجهات الصحيحة بواسطة الرسائل القصيرة(SMS)  والبريد الإلكتروني، مما يحقق الهدف الأساسي من التواصل ويضمن إتمام العملية بشكل سليم بين الجهات المعنية.

 

الخصائص

  • نظام متكامل وكفء متعدد اللغات لإدارة الوثائق مع إمكانيات الترجمة والتعديل والتصميم.
  • واجهة رسومية سهلة الاستخدام.
  • تناغم البحث ومتغيرات النظام مع إدارة المستخدمين وإدارة الوثائق والمنظمة وسير العمل المخصص.
  • التوافق مع أنظمة الجهات الخارجية: فالمنظومة هي حل قابل للنمو والتطوير مصمم خصيصاً للتعامل مع العمليات ذات النطاق الواسع.
  • أرشفة الوثائق لحفظها وإدارتهاا واسترجاعها بسهولة
  • التخلص من مشاكل الوثائق: القضاء على مشاكل المسح الضوئي وإنشاء النسخ، والحفاظ على التوافقية مع مختلف الخصائص مع ضمان أمن وسلامة الوثائق.
  • تحديد أنماط واضحة لسير العمل لتسهيل المعاملات والإجراءات
  • تتبع جميع المهام والإجراءات بشكل سلس ورصد المستوى العام للتقدم
  • توفير أدوات التعقب والمراقبة اللازمة لتقديم الدعم المناسب لك خلال كل خطوة على الطريق
  • إدارة الوثائق والمعلومات الإلكترونية مثل الصور وملفات الأفلام، إلخ.
  • سجلات التدقيق (Audit Trails) وملفات الدخول التاريخية
  • وأكثر...

ضمان سلامة الوثائق والتحكم في الشركة:
يضمن نظام (®WaveDMS) تخزين جميع النسخ التاريخية من الوثائق وبهذا يلغي احتمالية التزوير والانحراف عن القوانين أو عدم الامتثال لها مما يساعد الشركة على السيطرة بصرامة على الوثائق الصادرة والواردة.

 

بناء أدوات التواصل الآمنة والفعالة:

من الأهمية بمكان توفير بيئة تواصل آمنة وفعالة في مؤسستك بغض النظر عن القطاع التي تتبع له أو نوع العمل الذي تقوم به، ويقوم نظام (®WaveDMS) بإلغاء التكرار في العمل وجعل سير العمل أكثر سلاسة من خلال الإشعارات التي يتم إرسالها عبر قنوات متعددة منها تذكيرات رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة.

 

®WaveDMS إدارة دورة حياة المحتوى والمعلومات والوثائق