نظام إدارة الوثائق هو برنامج يلتقط الوثائق ويخزنها وينظمها ويوجهها داخل منظومة واحدة آمنة. وهو يستبدل الملفات الورقية والمجلدات المشتركة بسجلات قابلة للبحث وسجل للإصدارات ومسارات اعتماد، فيصبح الصادر والوارد موثقاً ويسهل تتبعه، ويعرف الفريق من عدّل أي وثيقة ومتى.

ما هو نظام إدارة الوثائق؟

نظام إدارة الوثائق هو المكان الواحد الذي تحفظ فيه المؤسسة خطاباتها وعقودها ونماذجها وتقاريرها والمستندات الورقية الممسوحة. فبدلاً من توزيع النسخ بين المكاتب والأقراص المشتركة ورسائل البريد، يلتقط الموظف كل وثيقة مرة واحدة ويحدد نوعها ورقمها. ثم يحفظها النظام في أرشيف يتبع هيكل المؤسسة نفسه. وقد تصادف أحياناً مصطلح نظام إدارة الوثائق الإلكتروني (EDMS)، وهو يعني الشيء نفسه.

ثلاثة أمور تميّز هذا النظام عن المجلد المشترك. فهو يفهرس الوثائق، فيمكن العثور عليها بمحتواها لا باسم المجلد فقط. وهو يسجل كل إصدار معدّل، فلا يبقى شك في الإصدار الحالي. وهو يتحكم في من يستطيع فتح كل وثيقة أو تعديلها أو اعتمادها.

يتقدم التحول الرقمي الحكومي في المملكة العربية السعودية بسرعة. فقد صنّف مؤشر الأمم المتحدة لتطوير الحكومة الإلكترونية 2024 المملكة في المرتبة السادسة عالمياً بعد قفزة قدرها 25 مرتبة، وفي المرتبة الرابعة في مقياس الخدمات الإلكترونية، بحسب وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات. وتعتمد الخدمات الرقمية على وثائق يمكن العثور عليها وتوجيهها واعتمادها بسرعة، وهذا ما يقوم به نظام إدارة الوثائق خلف الكواليس.

كيف يتعامل مع الصادر والوارد؟

يمر الصادر والوارد الورقي بمسار يدوي. يسجل موظف الخطاب في سجل، ويصوّر نسخاً منه، وينقله بين المكاتب، ثم يحفظ الأصل في ملف. وللعثور على هذا الخطاب بعد عام، يجب البحث في السجل ثم في الأرشيف.

أما في نظام إدارة الوثائق فيُلتقط الخطاب عند وروده، ويُفهرس ويُرقّم، ثم يُوجَّه إلى الشخص المناسب للإجراء أو الاعتماد. وتُسجَّل كل خطوة، ويُؤرشف الخطاب في المنظومة نفسها عند إنجاز العمل. ويتبع WaveDMS®‎ هذا المسار من الالتقاط والفهرسة إلى التوجيه والاعتماد والأرشفة. وتسير الخطابات الصادرة في المسار نفسه، فتُعتمد وتُرقّم وتُؤرشف مع سجل لمن تعامل معها.

يُسمّى هذا النوع من الأنظمة أحياناً نظام الصادر والوارد أو نظام المراسلات الإدارية. وعند المقارنة بين الخيارات، اسأل كيف يرقّم النظام الخطابات وكيف يوجّهها، وهل يمكن أن يتبع المسار سلسلة الاعتماد في مؤسستك. فبرنامج الصادر والوارد الذي يخزن البيانات فقط يختلف عن نظام المراسلات الإلكترونية الذي يربط كل سجل بالوثيقة ومسار اعتمادها.

كيف يعمل المسح الضوئي والتعرف الضوئي على الحروف؟

تبدأ معظم المؤسسات من الورق. يحوّل برنامج المسح الضوئي كل صفحة إلى صورة رقمية، وتؤدي خدمات رقمنة الوثائق المهمة نفسها على نطاق واسع حين يكون الأرشيف أكبر من طاقة الموظفين. والرقمنة خطوة أوسع، فهي نقل السجلات الورقية إلى أرشيف رقمي منظم. وهذا ما يقدمه نظام الأرشفة الإلكترونية: أرشفة الوثائق في مكان واحد يمكن البحث فيه.

الصفحة الممسوحة وحدها مجرد صورة. أما التعرف الضوئي على الحروف (OCR) فيقرأ النص داخل تلك الصورة، وهذا ما يسمح بالبحث في الصفحة الممسوحة بمحتواها. ويجمع WaveDMS®‎ بين البحث في النص الكامل والتعرف الضوئي على الحروف، بما في ذلك الوثائق الممسوحة أو المصوّرة.

هل يمكن البحث في الوثائق الممسوحة؟

نعم، بعد تطبيق التعرف الضوئي على الحروف. وبدونه لا يمكن العثور على الصفحة الممسوحة إلا باسم الملف أو بما أدخله أحد الموظفين يدوياً. ومعه يعيد البحث عن رقم عقد أو اسم الصفحات التي تحتوي عليه.

الورق أم نظام إدارة الوثائق: ما الذي يتغير؟

يقارن الجدول بين خمس مهام يظهر فيها الفرق أولاً.

المهمة	الملفات الورقية والمجلدات المشتركة	نظام إدارة الوثائق
العثور على وثيقة	يبحث الموظفون باسم المجلد أو يسألون زملاءهم، ولا يمكن البحث داخل محتوى الملفات الممسوحة ضوئياً في المجلدات المشتركة.	البحث في النص الكامل والتعرف الضوئي على الحروف (OCR) يجدان الوثائق حسب محتواها، حتى الممسوحة ضوئياً أو المصورة.
تتبع التعديلات	تتداول عدة نسخ، ولا يستطيع أحد بسهولة تأكيد الإصدار الحالي أو معرفة من عدّل الوثيقة آخر مرة.	يحتفظ التحكم بالإصدارات بسجل كامل للوثيقة وتعديلاتها، مما يدعم المساءلة وإمكانية التتبع لكل تغيير يطرأ عليها.
الاعتماد	تنتقل الوثائق باليد أو بالبريد الإلكتروني بين المكاتب، فيتأخر الاعتماد وتصبح حالة المعاملة غير واضحة.	يرسل التوجيه القائم على القواعد كل وثيقة إلى صاحب صلاحية الاعتماد المناسب بالتسلسل المطلوب، وفق الهرمية الإدارية للمؤسسة.
التحكم بالوصول	يستطيع أي شخص يملك المجلد أو الملف قراءته، ويصعب تدقيق من اطلع عليه ومتى بعد ذلك.	مستويات الأمان والمسميات الوظيفية وصلاحيات المستخدمين تحدد من يفتح كل وثيقة، مع سجل تدقيق كامل.
الصادر والوارد	يسجل السجل الورقي كل خطاب يدوياً، والعثور على خطاب قديم يعني البحث في السجل ثم في الأرشيف.	يُلتقط كل خطاب ويُفهرس ويُرقّم عند وروده، ثم يُوجَّه ويُؤرشف داخل المنظومة نفسها دون سجلات ورقية منفصلة.

 

القاسم المشترك أن النظام يقوم تلقائياً بما كان الموظفون يفعلونه يدوياً: التسجيل والترقيم والتتبع والحفظ.

ما الذي تبحث عنه في نظام إدارة الوثائق؟

تتفاوت برامج إدارة الوثائق كثيراً. تحقق من هذه الأمور الستة قبل أن تختار.

1. البحث والتعرف الضوئي. هل يجد الموظفون الصفحة الممسوحة بمحتواها؟
2. التوجيه والاعتماد. هل يتبع النظام سلسلة الاعتماد في مؤسستك، بقواعد تحدد من يرى الوثيقة بعد ذلك؟
3. سجل الإصدارات. هل يحتفظ بكل إصدار ويُظهر من أجرى كل تعديل؟
4. التحكم بالوصول. هل يمكنك ضبط الصلاحيات بحسب مستوى الأمان والمسمى الوظيفي والمستخدم؟
5. هيكل الأرشيف. هل يمكنك تحديد التسلسلات الهرمية والتصنيفات وأنظمة الترقيم الخاصة بك؟
6. النماذج. هل يمكنك تحويل النماذج الورقية إلى نماذج رقمية دون كتابة برمجيات؟

نظام إدارة الوثائق في السعودية

عند تقييم نظام إدارة الوثائق في السعودية، جرّبه بوثائقك وسلاسل الاعتماد الفعلية لديك، لا بعرض تجريبي عام. وتأكد أنه يتعامل مع اللغات وأنواع الوثائق وقواعد الأرشفة التي تستخدمها فرقك اليوم، واسأل كيف سينقل أرشيفك الورقي القائم إلى النظام.

أين يأتي دور WaveDMS®؟

تطوّر المجموعة المتكاملة للتكنولوجيا (ITG)، وهي شركة برمجيات عالمية تخدم قطاعات التعليم والحكومة والمؤسسات، نظام WaveDMS®‎. وهو نظام آمن عبر الويب لالتقاط الوثائق رقمياً وتخزينها واسترجاعها وأتمتة مسارات العمل، وهو جزء من حلول ITG للمؤسسات.

• وحدة File Manager: تتولى كل وثيقة من الالتقاط والفهرسة إلى التوجيه والاعتماد والأرشفة.
• إعداد المؤسسة والتخزين: تسلسلات أرشيف مخصصة وتصنيفات للوثائق وأنظمة ترقيم ومستويات أمان ومسميات وظيفية.
• وحدة Forms Builder: نماذج ويب دون برمجة، مع توجيه للاعتماد.
• لوحات المتابعة والأدوات: حالة الوثائق وتقدم المسارات واستخدام التخزين، إضافة إلى الأختام الرقمية وتتبع الأرشيف الورقي.

والنتيجة أرشيف واحد خاضع للرقابة بدل ملفات متفرقة، مع تتبع جاهز للتدقيق لكل وثيقة. ولمعرفة كيف يمكن لـ WaveDMS®‎ أن يدير الصادر والوارد والأرشيف لديكم، تواصلوا مع فريق ITG.

الأسئلة الشائعة عن نظام إدارة الوثائق

ما الفرق بين نظام إدارة الوثائق والتخزين السحابي؟

التخزين السحابي يحفظ الملفات في مجلدات. أما نظام إدارة الوثائق فيضيف طبقة تنظيم فوقها: يفهرس كل وثيقة، ويسجل كل إصدار، ويوجه الملفات للاعتماد، ويحدد من يستطيع فتحها. ولهذا تستخدمه المؤسسات للخطابات والعقود والنماذج التي يجب أن يمكن تتبعها، وتترك التخزين السحابي لمشاركة الملفات البسيطة.

هل يستطيع نظام إدارة الوثائق توجيه الوثائق للاعتماد؟

نعم. يستطيع النظام إرسال كل وثيقة إلى صاحب صلاحية الاعتماد التالي بحسب قواعد محددة وبالترتيب الذي تتبعه مؤسستك. وفي WaveDMS®‎ تتكيف مسارات التوجيه والاعتماد القائمة على القواعد مع إجراءات المؤسسة وهرميتها، فتصل كل وثيقة إلى الشخص المناسب دون إعادة توجيه يدوي، وتبقى حالة المعاملة واضحة للجميع.

ما هو التعرف الضوئي على الحروف في إدارة الوثائق؟

التعرف الضوئي على الحروف (OCR) يقرأ النص في صفحة ممسوحة أو مصوّرة ويحوله إلى نص قابل للبحث. وهو يتيح للموظفين العثور على الوثيقة بمحتواها، مثل اسم أو رقم مرجعي، بدل الاعتماد على أسماء الملفات وحدها. ويقرن WaveDMS®‎ هذه الخاصية بالبحث في النص الكامل.

هل يحتفظ نظام إدارة الوثائق بسجل التعديلات؟

نعم. يحتفظ التحكم بالإصدارات بالسجل الكامل وبكل تعديل على الوثيقة، فيبقى كل تغيير قابلاً للتتبع والمساءلة. ويعرف الموظفون دائماً أي إصدار هو الحالي، ويستطيع المديرون رؤية كيف تغيرت الوثيقة مع الوقت، دون مقارنة النسخ يدوياً.

من يحتاج إلى نظام إدارة الوثائق؟

كل مؤسسة تتعامل مع أعداد كبيرة من الخطابات والنماذج والعقود والسجلات تستفيد منه، ومنها مؤسسات التعليم والحكومة والأعمال. وتزداد الحاجة حين تمر الوثائق بعدة أشخاص، أو حين يجب توثيق الاعتمادات، أو حين يصعب البحث في الأرشيف الورقي. كما يفيد المؤسسات التي تنتقل من الأرشيف الورقي إلى الأرشيف الرقمي.